Sind Barverkaufsfunktionen in einer Hotelsoftware per TSE zu schützen?

Um Manipulationen beim Gebrauch von elektronischen/ digitalen Kassen zu verhindern, hat der Gesetzgeber einige sehr weitreichende Gesetze und Verordnungen verabschiedet, die große Auswirkungen auf den Betrieb von Hotels, Pensionen etc. haben.

Eine Hotelsoftware oder ein PMS ist zwar keine Kasse im eigentlichen Sinn, aber wenn es möglich ist, Bareinnahmen zu erfassen, zählen diese lt. Definition des Bundesfinanzministeriums für Finanzen als elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion und werden wie eine elektronische Kasse behandelt:

Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums für Finanzen wird unter dem Thema Anwendungsbereich folgendes definiert:

Sind Barverkaufsfunktionen beispielsweise in einer Warenwirtschafts- oder Hotelsoftware per TSE zu schützen?

Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146 definiert: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software - jedoch nicht das gesamte System - unter die Anforderungen des § 146a AO i.V.m. der KassenSichV.
Was bedeutet Fiskalisierung für Hotels

Zur Fiskalisierung zählt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016, mit dem die §§ 146a und 146b der Abgabenordnung (AO) neu eingeführt wurden. Ab dem 01.01.2020 gilt:

• Elektronische Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen.
• Es müssen Belege ausgegeben werden (Belegausgabepflicht) und
• Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen künftig dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

In der „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr" oder auch Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) werden die Vorgaben für die Protokollierung und Speicherung digitaler Grundaufzeichnungen sowie die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung(TSE) und den Beleg präzisiert sowie die Funktion der einheitlichen digitalen Schnittstelle beschrieben.

Mittels elektronischen Aufzeichnungssystemen erstellte digitale Grundaufzeichnungen sollen
• deren Integrität - also die Unveränderbarkeit,
• deren Authentizität - also die gesicherte Herkunft der Daten und
• deren Vollständigkeit sicherstellen.

Ablauf:

• Alle Zimmerumsätze werden im PMS erfasst
• Option für Gäste eine Informationsrechnung zu erhalten oder die Rechnung einzusehen
• Die Rechnung wird vom Mitarbeiter mit einer Rechnungsnummer ausgestellt
• das TSE Modul protokolliert die Anfrage und stellt in Echtzeit eine 2-Wege-Verbindung mit dem TSE Stick her
• TSE Stick signiert die Rechnung digital
• Die finale Endrechnung wird im PMS gespeichert
• Gast erhält die Endrechnung
• Finanzamt fordert Datenexporte an

Die Erfüllung dieser Anforderungen soll durch die Anbindung einer vom BSI zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gewährleistet werden. Als Hersteller der Bellboy Hotelsoftware bieten wir ein TSE-Servicemodul zu einem vom BSI zertifizierten TSE USB-Stick der Firma Swissbit an.
Gern sind wir bei der Beschaffung behilflich.

Übrigens! Seit Anfang 2018 sind unangekündigte Prüfungen zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben bei steuerpflichtigen Unternehmen möglich (Kassen-Nachschau), wobei hier auch die Hotelsoftware bzw. das PMS untersucht wird, wenn darüber Aufzeichnungen getätigt wurden.

Weitere Informationen

In den FAQs des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) finden Sie u.a. Antworten rund um die Themen Kassensicherungsverordnung und TSE. Wichtig ist vor allem die Info, dass - sofern bare Zahlungsvorgänge erfasst werden können - dieser Teil der Hotelsoftware auch unter § 146a AO i.V.m. der KassenSichV fällt und somit per TSE abgesichert werden muss.

Eigentlicher Starttermin für die TSE war der 1. Januar 2020. Da es aber zu dem Zeitpunkt noch keine zertifizierten TSE auf dem Markt gab, wurde den Händlern eine Nichtbeanstandungsfrist eingeräumt. Bis Ende September müssen sie keine Mahnungen oder Bußgelder fürchten, wenn keine TSE installiert ist. Ab 1. Oktober 2020 wird es aber ernst.

Eigentlich verlangt das Bundesfinanzministerium (BMF), dass Unternehmen bis Ende September so genannte manipulationssichere technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in ihre Registrierkassen einbauen. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen. 15 (Stand: 29.07.2020) Bundesländer schaffen deshalb jetzt eigene Härtefallregelungen, um die Frist in geeigneten Fällen bis zum 31. März 2021 zu verlängern.

Die Voraussetzungen für eine Fristverlängerung zum Einbau einer TSE unterscheiden sich etwas in den einzelnen Bundesländern. Dies gilt insbesondere für den Zeitpunkt der verbindlichen Bestellung einer TSE.

Einzelheiten entnehmen Sie bitte folgender Internetseite:

https://gastgewerbe-magazin.de/fuenf-bundeslaender-gewaehren-aufschub-bei-umstellung-der-kassensysteme-31329